Einen großen Teil unserer Arbeitszeit verbringen wir in Meetings – und oft gehen wir mit dem Gefühl aus einem Meeting, diese Zeit nicht gut genutzt zu haben. Dabei ist es nicht nur unsere eigene Zeit, sondern auch die von Team- oder Projekt-Kolleg:innen Vorgesetzten, Dienstleistern oder Auftraggebern. Manager verbringen oft mehr als 70% (!) ihrer Arbeitszeit in häufig unproduktiven Meetings, ohne sich um ihre eigentlichen Aufgaben kümmern zu können.
Hier habe ich ein paar Tipps zusammengestellt, mit denen du Meetingzeiten reduzieren kannst.
Brauchst du überhaupt ein Meeting?
Vielleicht stellst du dir bei der nächsten Meetingplanung noch mal ernsthaft die Frage, ob du ein Meeting brauchst oder ob das zu behandelnde Thema nicht auch anders kommuniziert werden kann, z.B. per Mail oder über ein Kollaborationstool wie Slack, in dem ihr euch asynchron austauschen könnt. Immer dann, wenn keine offenen Diskussionen oder Brainstormings erforderlich sind, empfehle ich dir, auch noch mal andere Wege zu gehen. Und ja, es gilt auch umgekehrt: statt mancher Mail hätte man auch mal direkt sprechen oder zoomen können.
Zielsetzung des Meetings klären
Was möchtest du mit deinem nächsten Meeting erreichen? Kläre die Frage für dich und evtl. das Orga-Team des Meetings. Ohne eine klare Zielsetzung wird das Meeting schnell zerredet. Daher solltest du dafür im Voraus ausreichend Zeit und Gedanken verwenden.
Von der Anwesenheitspflicht zur selbstbestimmten Teilnahme
Oft gilt in Teams oder Organisationen immer noch die Regel der Anwesenheitspflicht – sei es vor Ort oder remote. Überlasse es doch den Eingeladenen zu entscheiden, ob die Themen für ihre Arbeit relevant ist oder nicht. Komme so zu einer selbstbestimmten Teilnahme, so dass sich die Meetingzeiten für die einzelnen Teilnehmenden reduzieren.
Hinterfrage den bisherigen Meeting-Turnus
Passt der bisherige Meeting-Turnus, den ihr vereinbart habt? Oder reicht auch ein Treffen alle zwei Wochen oder alle drei Wochen?
Zeit zwischen zwei Meetings einplanen und nutzen
Wenn du dein nächstes Meeting planst, dann denke doch nicht nur in 30, 60 oder 90 Minuten-Einheiten, sondern veranschlage 20, 45 oder 75 Minuten und benutzen „krumme“ Anfangs- und Endzeiten. Meetings nehmen sich den Raum oder die Zeit, die wir dafür veranschlagen und nicht, wie lange wir wirklich dafür benötigen. Und schon hast du 10 oder 15 Minuten gespart, die du sinnvoll in die Vor- und Nachbereitung deiner Meetings einsetzen kannst, so dass diese effektiver ablaufen.
Kunstvolle Teilnahme
Die Kunstvolle Teilnahme (engl. Artful Participation) ist eine Einladung an uns und alle Teilnehmenden selbst, unser Mitwirken in der Gruppe zu reflektieren: Ist mein Verhalten der beste Beitrag, den ich zu dieser Zusammenarbeite im Augenblick leisten kann?
Wenn z.B. von einem Teilnehmenden bereits ein Aspekt ausreichend dargestellt wurde, sollte er nicht von einem Zweiten wiederholt, nur damit ein Redebeitrag geleistet wurde. Damit sparst du ermüdende Wiederholungen oder endlose Diskussionen im Meeting ein. Mehr dazu findest Du in diesem Blog-Artikel.
Einen meetingfreien Tag pro Woche einführen
Bevor du überlegst, die oben genannten Punkte umzusetzen, stelle dir die Frage, ob ein meetingfreier Tag oder auch zwei pro Woche für alle nicht ein attraktives Ziel sein könnte. Ein Tag oder zwei Tage, an denen intensiv in Projekten und / oder mit Kunden gearbeitet wird.
Du musst ja nicht gleich so weit gehen, wie quäntchen + glück mit ihrem Motto Montag ist Schontag, die montags ein internes Barcamp durchführen und von Dienstag bis Freitag vier meetingfreie Tage haben.