Es lässt sich nicht vermeiden – und du musst ein längeres Online-Meeting organisieren und möchtest es natürlich gut überstehen. Und das gilt nicht nur für Dich, sondern auch für alle Teilnehmenden. Hier habe ich ein paar Tipps für Dich zusammengestellt.
Gestalte das Meeting abwechslungsreich
Damit ein langes Online-Meeting für alle möglichst effektiv abläuft und nicht ermüdend wirkt, solltest du für möglichst viel Abwechslung sorgen. Plane das Meeting vorher mit einigen Kolleginnen – und wechselt euch ab in der Moderation. Wer sagt denn, dass ein Meeting immer von einer Person geleitet werden soll.
Arbeitet häufig in Break-out-Rooms – und auch hier in unterschiedlichen Zusammensetzungen. Neue Teams sorgen für neue Aspekte .
Meine goldene Meeting-Regel
Meine goldene Meeting-Regel ist Die Kunstvolle Teilnahme (engl. Artful Participation) ist eine Einladung an uns und alle Teilnehmenden selbst, unser Mitwirken in der Gruppe zu reflektieren: Ist mein Verhalten der beste Beitrag, den ich zu dieser Zusammenarbeite im Augenblick leisten kann?
Mit der Kunstvollen Teilnahme nimmst du nicht nur am Meeting teil, sondern reflektierst auch dein eigenes Verhalten und analysierst, was gerade im Team passiert. Mit dieser intensiven Teilnahme förderst du deine aktive Teilnahme und bleibst dabei. Mehr dazu findest Du in diesem Blog-Artikel.
Bereite deine Getränke und dein Mittagessen vor
Auf alle Fälle solltest du zu Beginn und am Ende jeder Pause dafür sorgen, dass du für die nächste Einheit ausreichend zu trinken an deinem Arbeitsplatz hast.
Über die Mittagszeit sollte die Pause mindestens 45 besser 60 Minuten betragen – und möglichst als Offline-Zeit genutzt werden.
Auch wenn die Zeit lang erscheint. Am besten überlegst du dir schon am Tag vorher, was du mittags essen möchtest und bereitest schon vor Beginn des Online-Meetings dein Essen vor.
Dann hast du nach dem Essen noch Zeit für etwas Bewegung.
Plane Kaffeepausen von 6,5 Minuten Dauer ein
Wir können nicht den ganzen Tag hoch konzentriert am Bildschirm arbeiten und uns austauschen. Daher solltest du ausreichend Pauseen einplanen. Allerspätestens nach 60 bis 90 Minuten sollte Pause eingeplant werden. Plane dafür als Organisatorin eine Pause von 6,5 Minuten Dauer ein.
Warum? 5 Minuten erscheint den Menschen, die sich eine Tasse Tee aufsetzen wollen, zu kurz. Wenn du auf 10 Minuten verlängerst, gibt es schon wieder die ersten Teilnehmenden, die die Pause für Mails oder andere Aufgaben nutzen. Mit dieser Zeitangabe wird die Pause hoffentlich von den meisten auch als solche genutzt.
Damit alle wieder pünktlich da sind, sage nicht, wie lange die Pause dauert, sondern erwähne auf alle Fälle den Zeitpunkt, wann es wieder losgeht. “Pünktlich um 10:48 Uhr sehen wir uns wieder in diesem Raum.”
Bewege dich möglichst viel
Wenn du wie vermutlich die meisten Menschen im Homeoffice keinen höhenverstellbaren Schreibtisch hast, dann bereite dir ein alternatives Setting vor, dem du im Stehen arbeiten kannst. So kannst du auch während einer kurzen Pause noch wechseln, und die nächste Session im Stehen verbringen und dich dabei noch etwas mehr bewegen und etwas Gutes für deine Schultern, deinen Rücken und deine Beine tun.