Meetings sind das am meisten unterschätzte Managementtool

Meetings sind unerlässlich. Wir brauchen sie in Organisationen für die Zusammenarbeit in Teams und Projekten, um Prozesse oder unsere Zusammenarbeit besser zu gestalten, Informationen auszutauschen, kreativ-konstruktiv Neues zu entwickeln oder um Neues zu lernen.

Doch viele Meetings werden von den Teilnehmenden als unproduktiv empfunden. Dabei vergessen wir oft, dass Zeit unsere knappste Ressource ist. Sie ist ein einmaliges Gut: einmal ausgegeben, kann sie nicht wieder gutgeschrieben oder wiederhergestellt werden. Es ist paradox: Obwohl Zeit so besonders wertvoll ist, machen wir uns selten und wenig Gedanken über ihren bewussten und sinnvollen Einsatz – und das mit fatalen Folgen. Denn Meetings haben keinen Eigenzweck, sondern tragen zum Unternehmenserfolg bei.

Hier werfe ich einen genaueren Blick auf die vielen Faktoren , die Meetings zu ineffektiven und unproduktiven Zusammenkünften machen. Da kommt schon eine ganze Menge zusammen. Dabei ist es gar nicht so schwer, Meetings effektiv und verbindlich zu gestalten. Aber dazu mehr am Ende des Artikels.

Meetings sind Zeitfresser

Es sind erschreckende Zahlen. Bis zu 70 % aller Besprechungen werden von Mitarbeitern als unproduktiv empfunden.Die Gründe dafür sind zahlreich:

Oft findet der Termin einfach statt, weil er im Kalender steht und die Zeit dafür geblockt ist. Aber keiner der Teilnehmenden hat Punkte, die alle betreffen. Und weil im Voraus keine Punkte abgefragt wurden, trifft man sich. Und dann fällt auf einmal jemanden etwas ein, was semi-relevant ist, darüber wird gesprochen. Eins kommt zum anderen und schon ist die geplante Meeting-Zeit ausgefüllt. Serien-Termine sind einerseits natürlich sehr praktisch. Sie verleiten jedoch sehr stark zu unnötigen Meetings.

Es gibt keine oder eine unklare Agenda. Eine Agenda gibt eine Orientierung und Struktur für ein Meeting vor. Wenn diese fehlt oder so schwammig formuliert ist, dass die einzelnen Punkte für Rückfragen sorgen, dann wird zu Beginn des Meetings erst einmal über die Tagesordungspunkte in großer Runde diskutiert, was durch ein kleines Vorbereitungsteam hätte vermieden werden können.

Das Meeting hat kein Ziel. Denn auch für ein Meeting gilt: Wenn wir das Ziel nicht kennen, können wir auch nicht ankommen. Das Erstellen einer Agenda allein reicht nicht aus. Hier habe ich einige Fragen formuliert, die bei der Zielfindung hilfreich sein können.

Die Auswahl der Teilnehmenden ist nicht sinnvoll und stringent. Teilnehmende, die nichts zum Meeting beizutragen haben, empfinden Meetings als besonders unproduktiv. Sie könnten ihre Arbeitszeit auch produktiv für ihre Eigenarbeit einsetzen.

Viele Meetings dienen lediglich einem Informationsaustausch. Dafür muss in der Regel aber kein Meeting abgehalten werden. Dies kann auch mit dem Einsatz von Kollaborationstools erfolgen.

Es wurden im Meeting zwar relevante Punkte besprochen und erarbeitet. Aber die konkrete Umsetzung und Verteilung von Aufgaben bleibt vage und verläuft im Sande. Damit nützt das beste Meeting nichts. Denn dann fängt man beim nächsten Meeting wieder von vorn an.

Meetings sind eine Geldverbrennungsmaschine

Zahlen aus den USA zeigen, dass im Durchschnitt 15 % der Arbeitszeit in Meetings verbracht wird. Im mittleren Management sind es schon 35 % und im höheren Management sogar 50 %. Die Lage in Deutschland wird auch nicht wesentlich anders sein. D.h. durchschnittlich 15 % der Arbeitszeit wird in Unternehmen für Tätigkeiten verbracht, die weitestgehend nicht hinterfragt und oft auch nicht gut organisiert sind. Und das Jahr für Jahr. Damit wird mit Meetings sehr viel Geld verbrannt.
Inzwischen gibt es zahlreiche Apps und Websites, auf denen die Kosten für ein Meeting einfach berechnet werden können.

Meetings sind ein Produktivitätskiller

Durch die Pandemie und die Fokussierung auf digitale Meetings nahm zwar die durchschnittliche Dauer von Besprechungen um 20 % ab, jedoch stieg die Anzahl der Besprechungen um durchschnittlich 13,5 %.

Die Zeit, die Mitarbeitende in Meetings verbringen, geht zu Lasten der Einzelarbeit. Und nicht nur das: Die Einzelarbeit wird durch viele kurze Meetings immer wieder unterbrochen. Damit ist eine Tiefenarbeit, wie Cal Newport es in seinem Bestseller Deep Work nennt, nicht mehr möglich. Damit meint Newport die Fähigkeit, sich ohne Ablenkung über einen längeren Zeitraum auf eine kognitiv anspruchsvolle Aufgabe konzentrieren zu können.

Zu viele Meetings sind ein Produktivitätskiller. Die Lösung kann in der Reduzierung von Meetings liegen. In einer Studie mit 76 beteiligten Unternehmen stieg die Produktivität der Mitarbeiter um 71 %, als die Anzahl der Meetings um 40 % reduziert wurde.

Meetings sind ein Motivationskiller

Wenn Teilnehmende nichts oder nur sehr wenig zu einem Meeting beitragen können, ist das nicht nur Zeitverschwendung, sondern auch Motivationskiller. Die Teilnehmenden erzielen durch ihre Teilnahme keine Wirksamkeit und lassen die Meetings wie einen langweiligen Kinofilm an sich vorüberziehen oder bearbeiten nebenbei, aber doch nicht konzentriert, andere Dinge.

Ein unproduktives Meeting ist oft nicht mit dem Meeting zu Ende. Im Gegenteil: Es zieht noch weitere inoffizielle Besprechungen nach sich, in denen die Unproduktivität des Meetings und der allgemeine Frust beklagt werden.

Meetings sind ein massiver Stressauslöser

Meetings können ein Stressauslöser sein, wenn in ihnen zu viele Informationen übermittelt werden, bei denen die Teilnehmenden jeweils entscheiden müssen, ob sie für sie relevant sind oder nicht. Darüber hinaus können sie den Stress steigern, da sie zu Lasten der Eigenarbeit gehen. Durch zu viele und zu lang andauernde Meetings kann ein zusätzlicher Druck entstehen, die eigene Arbeit nicht zu schaffen.

Meetings verhindern Innovationsentwicklung

Unproduktive Meetings werden oft als Status quo akzeptiert. Es entsteht eine Atmosphäre, in der die Teilnehmenden – wie bereits oben beschrieben – keine Selbstwirksamkeit entfalten können oder sich gestresst bzw. unter Druck gesetzt fühlen. Das hat zur Folge, dass keine kreativen Lösungen entstehen oder Innovationen entwickelt werden können.

Meetings bilden die Grundlage für weitere Verschwendung

Mit der Begründung, dass keine Potenziale für Innovationen vorhanden seien und auch die eigentliche Arbeit mit den bisherigen Mitarbeitenden nicht erledigt werden kann, werden neue Kräfte eingestellt. Diese werden dann auch in die bestehende Meeting-Kultur einbezogen, machen die Meetings dadurch noch größer und ineffektiver. Also müssen noch mehr Mitarbeitende eingestellt werden. Der Kreislauf nimmt kein Ende.

Meetingmanagement ist (noch) kein Unternehmensziel

Heute messen und analysieren wir fast alles, um die Unternehmensleistung konstant zu optimieren. Doch Meetings werden oft übersehen. Sie werden als unveränderliches Übel fraglos hingenommen.  Das hat schwerwiegende Konsequenzen. Denn wie die Meetingwissenschaftlerin Prof. Nale Lehmann-Willenbrock in einer Studie zeigt, gibt es einen direkten Zusammenhang zwischen Meeting-Kultur und Unternehmenserfolg. Spätestens jetzt sollten Verantwortliche aktiv werden.

Fazit

Meetings prägen unsere Zusammenarbeit und unseren Arbeitsalltag. Sie sind aber auch ein maßgeblicher Kostenfaktor und haben Einfluss auf den Unternehmenserfolg. Damit sollte es selbstverständlich sein, dass das Management von Meetings im Fokus von Führungskräften steht. Das tut es aber mitnichten.

Gute und effektive Meetings zu gestalten ist recht einfach, kostet nur ein wenig Zeit. Aber wenn ich die in den Meetings spare, ist es schnell ein Nullsummenspiel.
In den folgenden Blogartikel zeige ich Dir die Grundlagen, was Du bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings beachten solltest. Und stöbere gern weitere in meinem Blog. Ich schreibe wöchentlich Neues zum Thema, weil mir gute Meetings und gute Zusammenarbeit wichtig sind.