Mein Meeting-Manifest

In der Zusammenarbeit mit anderen brauchen wir Meetings. Wir brauchen sie, um Prozesse und unsere Zusammenarbeit besser zu gestalten, Informationen auszutauschen, kreativ-konstruktiv Neues zu entwickeln oder um gemeinsam Neues zu lernen.
Ich mag Meetings. Mir macht es Spaß, mit anderen einen offenen und wertschätzenden Austausch zu führen.
Was ich aber überhaupt nicht mag, sind unproduktive und ineffektive Meetings, mit denen die Zeit der Teilnehmenden vergeudet wird.
Daher gehört es für mich dazu, dass wir an unseren Meetings arbeiten, sie gut und konstruktiv gestalten, damit auch unsere Zusammenarbeit gut wird. Denn nur so können wir gemeinsam Neues schaffen, gemeinsam lernen und wachsen.  

1. Die Arbeit an Meetings ist eine grundlegende Voraussetzung für eine gute Arbeit in Meetings.
   Wir arbeiten viel zu sehr in Meetings und führen diese häufig ungeplant oder nicht ausreichend geplant durch. Dadurch verbringen wir dann zu viel Zeit in Meetings, die wir gut sparen könnten, wenn wir vorher an ihnen gearbeitet hätten.
   
   
2. Meetings sind ein Ort, an dem die Werte des Unternehmens oder Organisation gelebt und umgesetzt werden.
   
   
3. Kein Meeting ohne Ziel
   Denn ohne Ziel, wissen wir nicht, wo wir ankommen bzw. was wir erreichen wollen. Ein Meeting-Ziel muss in diesen Fällen nicht smart* definiert. Es muss aber für alle Teilnehmenden deutlich werden, was wir in diesem Meeting heute klären, erreichen oder verändern wollen.
   
   
4. Meetings werden vorbereitet.
   Nach Abschluss der Zielfindung gehören zur Vorbereitung die Themensammlung und -auswahl, Zeitplanung und Festlegung der Teilnehmenden. Damit ist die erste Grundlage für ein produktives Meeting geschaffen.
   
   
5. Meetings haben eine Agenda.
   Die Tagesordnung oder Agenda ist klar formuliert und enthält eindeutige Zuständigkeiten und Rollenverteilungen wie Moderation und Protokollführung. Ihr liegt eine möglichst realistische, aber ruhig auch ambitionierte Zeitplanung zugrunde.
   
   
6. Meetings werden durch eine souveräne Moderation geleitet.
   Die Moderation hat die geplanten Themen sowie den Zeitplan im Auge. Sie hat aber auch ein Gespür für die sogenannten Elefanten im Raum und nimmt diese auf, auch wenn dadurch die Agenda geändert wird. Sie hat die Autorität, Beiträge und Diskussionen zu lenken oder zu beenden. Die Moderation lässt ihr Verhalten davon leiten, was für das Team und die Zusammenarbeit im Moment das Wichtige und Richtige ist.
   
   
7. Meetings sind ein Ort, an dem alle Teilnehmenden gehört werden.
   Die Moderation achtet darauf, dass die Stimmen von allen Teilnehmenden gehört werden. Manche äußern ihre Einschätzung sehr schnell und deutlich, anderen brauchen etwas länger und melden sich nicht mehr zu Wort. Für eine gute Meinungsbildung und Entscheidungsfindung ist es wichtig, dass alle gehört werden. Die Moderation verfügt über eine Methodenkompetenz, alle Teilnehmenden einzubinden.
   
   
8. Meetings sind ein Ort kreativer Zusammenarbeit.
   Durch die Beiträge aller Teilnehmenden entstehen in einem offenen Austausch komplett neue Lösungen, die keiner der Teilnehmenden allein für sich hätte schaffen können.
   
   
9. Meetings sind ein Ort effektiver Zusammenarbeit.
   Effektive Zusammenarbeit bedeutet für mich frei nach Peter Drucker, dem US-amerik. Ökonomen, die richtigen Dinge zu tun. D.h. bei der Vorbereitung oder Arbeit am Meeting überlege ich mir, welche Punkte ich wie im Meeting umsetze.
   Ich persönlich definiere effektive Zusammenarbeit auch als eine Arbeit mit einem positiven und langfristigen Effekt – und komme damit gar nicht in die Gefahr, effektive mit effizienter Zusammenarbeit zu verwechseln.
   
   
10. In Meetings wird respektvoll mit der Zeit aller Teilnehmenden umgegangen.
    In Diskussionen wird darauf geachtet, dass sie sich nicht im Kreis drehen und Argumente wiederholt vorgebracht werden.
    
    
11. Meetings sind ein Ort, an dem sich die Teilnehmenden gezielt besser kennenlernen.
    Check-ins und Check-outs schaffen durch kreative, mutige, freche, nachdenkliche Fragen einen Rahmen, in dem sich die Teilnehmenden von einer neuen Seite kennenlernen. Das schafft Anknüpfungspunkte für weitere Gespräche und intensiviert die Zusammenarbeit.
    
    
12. Meetings sind ein Ort, an dem alle Teilnehmenden Selbstwirksamkeit erleben.
    Teilnehmende wissen, warum sie an einem Meeting teilnehmen und bringen ihr Expertenwissen, ihre Stärken und Kompetenzen in Meetings aktiv sein.
    
    
13. Meetings sind ein Ort, an dem Entscheidungen getroffen werden.
    In Meetings können nur gute Entscheidungen getroffen werden, wenn der richtige Rahmen vorhanden ist. Das sind die vorher genannten Punkte zur Zielfindung, Vorbereitung, zum offenen Austausch und zur effektiven Zusammenarbeit, die alle zusammen eine Grundlage zur Entscheidungsfindung bilden.
    
    
14. Meetings werden nachbereitet.
    Während des oder nach dem Meeting wird ein Protokoll geschrieben. Dieses ist ebenso wie die Agenda klar formuliert und enthält eindeutige Zuständigkeiten und Termine.
    
    
15. In Meetings verteilte Aufgaben werden verbindlich umgesetzt.
    Die verbindliche Umsetzung von Aufgaben sorgt nicht nur für einen guten Projektfortschritt, sondern auch für weitere effektive und produktive Meetings. Themen werden einmalig besprochen und erledigt – und damit von der nächsten Agenda verschwunden. Es gibt keine Themen, die sich wochen- und monatelang als unerledigt durch die Agenda ziehen.
    
    
16. Durch regelmäßige Feedbacks wird die Qualität der Meetings überprüft und verbessert.
    Mit den richtigen Fragen am Ende eines Meetings kannst du leicht feststellen, an welchen Punkten ein Meeting noch hakt und wo es einen Verbesserungsbedarf gibt.
    
    
17. Meetings tragen zum Unternehmenserfolg bei.
    Effektive und produktive Meetings, in denen ein offener und kreativer Austausch über Abteilungsgrenzen hinweg stattfindet, tragen zum Erfolg eines Unternehmens bei.