Wer Verantwortliche in Unternehmen nach ihrem Arbeitsalltag fragt, bekommt sehr häufig die Antwort zu hören: “Bei mir reiht sich ein Meeting an das andere. Ich komme überhaupt nicht dazu, meine eigentliche Arbeit zu machen. An manchen Tagen habe ich noch nicht einmal eine richtige Mittagspause.” Warum dreht sich bei ihnen alles um Meetings, an denen sie unablässig teilnehmen? Und bleibt alles so, wie es sit, weil sie Meetings für ein unveränderliches Übel halten?
Warum handeln viele Verantwortliche danach?
Viele sehen Meetings als ein notwendiges und unveränderliches Übel an. Sie opfern sich und ihre Lebenszeit, um an Meetings teilzunehmen. Sie merken, dass etwas nicht rund läuft. Andererseits sehen sie den Meeting-Mißstand aber als nicht so wichtig an wie andere Projekte und lassen alles so weiterlaufen wie bisher.
Und viele wissen oft gar nicht, mit welchen Tools und Ansätzen Meetings geändert werden können.
Und dann kommt noch FOMO hinzu – die Angst, etwas zu verpassen (Fear of missing out). Sicherlich ein wichtiger Antreiber, um sich doch lieber noch mal 90 Minuten in ein Meeting zu setzen, um ja nichts Wichtiges zu verpassen.
Verantwortliche können in Meetings Sichtbarkeit zeigen – und damit natürlich auch ihre Wichtigkeit und Unabkömmlichkeit im Unternehmen demonstrieren. Vorgesetzte wünsche oft diese Sichtbarkeit von ihren Mitarbeitenden. Und dabei ist es egal, ob ein Meeting relevant ist oder nicht.
Und in Meetings werden die Grundlagen für Entscheidungen gelegt oder sogar gleich welche getroffen. Es geht also um Macht und Entscheidungsbefugnis – und es wird nicht hinterfragt, ob der Prozess dafür eigentlich passt oder doch besser den neuen Gegebenheiten angepasst werden sollte.
Eine Reihe von Menschen nehmen sicherlich auch an vielen Meetings teil, weil sie damit eine Geschäftigkeit vortäuschen können. Es lenkt sie von den eigentlichen Aufgaben ab und niemand hinterfragt eine Anwesenheit in Meetings.
Niemand würde es selbst so bezeichnen. Ich sehe in dem Verhalten jedoch auch eine große Nachlässigkeit. Während jede noch so kleine finanzielle Ausgabe genau kontrolliert und frei gegeben wird, fällt dieser Kontrollmechanismus bei der Arbeitszeit weg.
Niemand überprüft den effektiven Arbeitseinsatz von Mitarbeitenden und Führungskräften. Damit ich nicht mißverstanden werde: Ich plädiere nicht für mehr Kontrolle, sondern für einen bewussten und kritischen Umgang mit der eigenen Arbeitszeit und der der anderen Mitarbeitenden.
Es ist alles eine Sache der Einstellung
Meetings sind keine in Stein gemeißelten Gesetze. Es gibt kaum einen Bereich in Unternehmen, der so wichtig ist und der so wenig hinterfragt wird. Für die Verbesserung von Meetings bedarf es jedoch einer größeren und längerfristigen Veränderungsbereitschaft; viel Energie und Beharrungsvermögen.
Was wir an der Meeting-Kultur ändern können
Ein erster Schritt kann sein, dass man meetingfreie Zeiten einführt. Vielleicht erst einmal im Team, dann möglichst im gesamten Unternehmen. Ein ganzer Tag, in dem überhaupt keine Meetings stattfinden, kann wahre Wunder bewirken. Denn es fallen die ständigen Unterbrechungen der Arbeitszeit weg.
In einem weiteren Schritt können wir Feedbacks zu Meetings einholen. Das ist keine einmalige, sondern eine regelmäßige Aktion, die nach jedem Meeting stattfinden sollte. Und es reicht nicht, sich ein schriftliches Feedback einzuholen, dieses sollte auch ausgewertet und Änderungsmaßnahmen eingeleitet werden.
Eine größere Veränderung ist die Haltung zur Teilnahme an Meetings. In der Regel gibt es immer noch eine Art der Verpflichtung, an Meetings teilzunehmen. Drehen wir es doch einfach um: die Teilnahme an Meetings wird freiwillig. Und alle Teilnehmenden entscheiden eigenverantwortlich, ob an sie an den Meetings teilnehmen oder nicht. Sofern die Meetings keine Relevanz für sie haben, können sie diesen Teil ihrer Arbeitszeit statt dessen ihren eigentlichen Projekten widmen.
Fazit
Der Glaubenssatz “Meetings sind ein unabänderliches Übel” gehört aus meiner Sicht ganz schnell über Bord geworfen. Es gibt mehr als die oben genannten ersten Schritte, um die bisherige Meeting-Kultur zu hinterfragen und vor allem anschließend neu zu gestalten. Meetings werden damit zeitsparender und effektiver. Eine Motivationssteigerung bei allen Beteiligten ist garantiert!