Meeting-Glossar von Agenda bis Zoom-Fatigue

Von Agenda bis Zoom-Fatigue erkläre ich die wichtigsten Fachbegriffe rund um Online-Meetings. In dem Glossar findest du alles über digitale Meetings – einfach beschrieben und auf den Punkt gebracht. Denn remote arbeiten inzwischen schon viele Menschen seit einigen Jahren. Trotzdem gibt es immer wieder Unklarheiten, die ich mit den kurzen Erläuterungen sicherstellen möchte.

Agenda

Die Agenda oder Tagesordnung ist eine vor dem Meeting erstellte Zusammenstellung von Themen oder Tagesordnungspunkten. Sie dient als Leitfaden für die Struktur und den Ablauf des Meetings. Die Agenda hilft den Teilnehmenden, sich auf die relevanten Themen zu konzentrieren. In der Agenda sollen die Zuständigkeiten für die einzelnen Punkte sowie die geplante Dauer festhalten.
Die Agenda soll rechtzeitig – mindestens einen Tag vor Beginn des Meetings – feststehen und den Teilnehmenden zugänglich sein. So können sich die Teilnehmenden darauf vorbereiten können. Darüber hinaus können die Teilnehmenden auch entscheiden, ob die Teilnahme an dem Meeting für sie relevant ist.
Es ist empfehlenswert, die verschiedenen Tagesordnungspunkte zu kategorisieren wie z.B. Information, Diskussion, Entscheidung erforderlich, Lösung erarbeiten, sodass deutlich wird, welche Aktion im Meeting erfolgen soll.
Die Agenda kann klassisch in einer Text- oder Tabellendatei erstellt werden oder aber auch auf einem Whiteboard.

Aufzeichnung

Die Aufzeichnung bezieht sich auf die Möglichkeit, ein Meeting zu dokumentieren, indem es aufgezeichnet wird. Dies kann in Form von Audio- oder Videomitschnitten erfolgen. Diejenigen, die nicht an dem Meeting teilnehmen konnten, kann damit der Ablauf und die Inhalte des Meetings zugänglich zu machen.
Die Teilnehmenden sollen vor Beginn des Meetings darüber informiert werden, dass eine Aufzeichnung stattfindet. So können sie ggf. ihre Kamera ausschalten, falls sie nicht wünschen, auf der Aufzeichnung gesehen zu werden.
Praktischer und zeitsparender ist jedoch die Dokumentation in einem Protokoll. Die Aufzeichnung eines Meetings bietet sich am ehesten bei sogenannten Townhall-Meetings oder ähnlichen Veranstaltungen an.

Bildschirmfreigabe

Die Bildschirmfreigabe ist eine Funktion in Videokonferenztools. Damit können die Teilnehmenden die Anzeige auf dem eigenen Bildschirm mit anderen Teilnehmenden teilen und die Dateien gemeinsam während des Meetings betrachten.
Genau genommen kannst du festlegen, welches Fenster auf deinem Bildschirm du mit den anderen Teilnehmenden teilen möchtest. Wenn du weißt, welche Dateien du mit den Teilnehmenden teilen möchtest, dann ist es empfehlenswert, diese bereits vor dem Meeting zu öffnen. So werden unnötige Wartezeiten vermieden.
Bei der Erstellung eines Online-Meetings kann meist in den Optionen festgelegt werden, wer das Recht zur Bildschirmfreigabe erhält. Gerade bei Team-Meetings sollten alle Teilnehmenden die Möglichkeit zur Bildschirmfreigabe erhalten und nicht nur der Host.

Break-out-Rooms

Breakout-Rooms sind separate virtuelle Räume innerhalb einer Videokonferenz. In Breakout-Rooms können die Teilnehmenden in kleinen Gruppen ungestört zusammenzuarbeiten oder Diskussionen zu führen. Das bietet sich insbesondere bei Meetings und Workshops mit vielen Teilnehmenden an.
Der Host hat viele Optionen zur Erstellung von Breakout-Rooms. So kann nicht nur die Anzahl der Räume, sondern auch ihre Bezeichnung festgelegt werden. Wenn die Teilnehmenden in den Breakout-Rooms zu verschiedenen Themen diskutieren, können die Räume entsprechend benannt werden. Die Teilnehmenden können den Räumen zufällig oder nach bestimmten Kriterien fest zugeordnet werden. Es gibt aber auch die Möglichkeit, dass die Teilnehmenden selbst ihre Räume aussuchen, in die sie gehen möchten. Man kann ihnen auch die Option erteilen, Räume vorzeitig zu verlassen bzw. diese auch zu wechseln.

Chat

Der Chat ist eine Funktion in Videokonferenztools, die es den Teilnehmenden ermöglicht, in Echtzeit miteinander zu kommunizieren, indem sie Textnachrichten austauschen. Die Teilnehmenden stellen Fragen im Chat, kommentieren oder diskutieren dort während des Meetings. Über Vorab-Einstellungen zum Meeting kann meist festgelegt werden, ob die Teilnehmenden nur an die gesamte Gruppe oder auch direkt eins zu eins Nachrichten untereinander austauschen können.
Ein Chat kann auch gut als Kommunikationstool für Check-ins, Check-outs, kurze Umfragen während des Meetings von der Moderation genutzt werden.
In größeren Meetings ist es empfehlenswert, auch die Rolle (s.dort) einer Chatbetreuung zu vergeben, um die Fragen der Teilnehmenden zeitnah beantworten zu können.

Check-in

Der Check-in ist ein Prozess zu Beginn eines Meetings, bei dem die Teilnehmenden die Möglichkeit haben, sich kurz vorzustellen, ihre Erwartungen zu äußern oder ihre aktuelle Stimmung oder Befindlichkeit zu teilen. Dies kann helfen, eine positive und offene Atmosphäre im Meeting zu schaffen. Die Teilnehmenden lernen sich so auch neue Seiten der anderen Teilnehmenden kennen. Der Check-in besteht meist aus einer Frage. Die Moderation bereitet die Auswahl der Frage vor. Dafür sollte auf die Zusammensetzung der Teilnehmenden, das Ziel des Meetings und das Meeting im Zusammenhang der weiteren Zusammenarbeit abgestimmt werden. Mehr über Check-ins findest du in meinem Blog.

Check-out

Der Check-out ist ein Prozess am Ende eines Meetings, bei dem die Teilnehmenden die Möglichkeit haben, ihre Eindrücke, Erkenntnisse oder Feedback zum Meeting zu teilen. Dies ermöglicht es, das Meeting in einem strukturierten und reflektierenden Rahmen abzuschließen. Gerade der Check-out-Prozess spiegelt die Vielfalt des Teams und die verschiedenen Erfahrungen der einzelnen Teilnehmenden wider. Die Teilnehmenden lernen dadurch untereinander. Die gemeinsame Beantwortung einer Frage steigert die Verbindung der Teilnehmenden untereinander und sorgt damit für einen guten Abschluss.

Durchführung

Die Durchführung eines bezieht sich auf die praktische Umsetzung und Leitung eines Meetings. Dies umfasst die Moderation, Steuerung der Agenda, Zeitmanagement, Einbeziehung der Teilnehmenden und Sicherstellung eines effektiven Ablaufs des Meetings.

Einladungslink

Der Einladungslink ist ein spezieller Link, der den Teilnehmenden ermöglicht, an einem Online-Meeting teilzunehmen. Er wird normalerweise von den Organisatoren des Meetings versendet und enthält Informationen zu Start und Dauer des Meetings sowie die Angabe des verwendeten Konferenztools. Alles, was in eine gute Einladung gehört, findest Du in meinem Blog.

Feedback

Am Ende oder nach einem Meeting kann man ein Feedback von den Teilnehmenden abfragen. Es sind Rückmeldungen der Teilnehmenden zum Meeting, um Verbesserungen zu identifizieren und das Meeting in Zukunft effektiver zu gestalten. Feedback kann mündlich, schriftlich oder digital erfolgen und dient dazu, die Qualität des Meetings zu evaluieren und zu verbessern.
Die Auswertung der Feedbacks sollten den Teilnehmenden regelmäßig mitgeteilt werden, daraus zu erfolgende Veränderungsmaßnahmen im Team besprochen werden und regelmäßig weiterverfolgt werden.

Handheben

Die Funktion des Handhebens ermöglicht es den Teilnehmenden in virtuellen Meetings, ihre Hand zu heben, um anzuzeigen, dass sie sprechen oder eine Frage stellen möchten. Dies ermöglicht eine geordnete Kommunikation und verhindert, dass mehrere Personen gleichzeitig sprechen. Der Host oder Moderator des Meetings kann die Teilnehmenden dann nacheinander aufrufen, um ihnen das Wort zu erteilen.
Dass ein Teilnehmender die Hand gehoben hat, sieht man in der Regel durch das Icon einer erhobenen Hand im jeweiligen Bild des Teilnehmenden oder auch in der Teilnehmerliste.

Hybride Meetings

Meetings, bei denen einige Teilnehmende physisch an einem Ort und andere Teilnehmende virtuell über ein Videokonferenztool teilnehmen, werden als hybride Meetings bezeichnet. Hybride Meetings können eine Herausforderung sein, da sie sowohl die Bedürfnisse der physisch anwesenden als auch der virtuellen Teilnehmenden berücksichtigen müssen, um eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit zu gewährleisten. Empfehlenswert sind hier zwei Moderator:innen; jeweils eine Person vor Ort und eine, die online am Meeting teilnimmt, so dass die unterschiedlichen Bedürfnisse der beiden Teilnehmendengruppen berücksichtigt werden können.
Des Weiteren bedarf es eines entsprechenden technischen Equipments, die Ton- und Bildübertragung der Teilnehmenden vor Ort sicherstellt, sowie Vereinbarungen und Regeln zum Ablauf der Meetings.

Icebreaker-Fragen

Zu Beginn eines Meetings werden häufig Icebreaker-Fragen eingesetzt. Das sind Fragen oder Aktivitäten, um das Eis zu brechen und die Teilnehmenden miteinander bekannt zu machen. Icebreaker-Fragen dienen dazu, eine angenehme Atmosphäre zu schaffen, das Teamgefühl zu stärken und die Kommunikation zu erleichtern.

Kamera

Die Kamera bezieht sich auf die Videoübertragungsfunktion in Videokonferenztools, die es den Teilnehmenden ermöglicht, sich gegenseitig während des Meetings auf dem Bildschirm zu sehen. Die Nutzung der Kamera kann zur Verbesserung der Kommunikation beitragen, da nonverbale Signale wie Mimik und Gestik sichtbar sind. Das Team oder die Teilnehmenden sollten untereinander vereinbaren, in welchen Situationen eine Kamera ein- oder ausgeschaltet ist. Das Einschalten der Kamera ist z.B. bei einer intensiven Zusammenarbeit von kleinen Teams in Breakout-Rooms, bei Kreativarbeit, Besprechungen zur Zusammenarbeit oder der Teilnahme von Externen empfehlenswert. Mehr über eine gute Präsenz in digitalen Meetings findest du im Blog.

Liberating Structures

Es handelt sich bei den Liberating Structures um eine Sammlung von einfachen, kraftvollen Methoden und Tools. Diese machen Meetings und Gruppendiskussionen interaktiver, inklusiver und effektiver. Sie bieten verschiedene Ansätze zur Zusammenarbeit, Entscheidungsfindung und Problemlösung. Sie sind auch gut bei Online-Meetings anzuwenden, können auch leicht abgewandelt und den Erfordernissen des aktuellen Meetings gut angepasst werden. Eine sehr gute Übersicht über alle Strukturen und ihren Einsatz gibt es auf der offiziellen Website.

Meetingregeln

Meetingregeln sind vereinbarte Verhaltensrichtlinien und Vereinbarungen, die während eines Meetings gelten. Sie können Aspekte wie Pünktlichkeit, Respekt, aktives Zuhören, Nutzung von Kamera und Mikrofon, Handhabung von technischen Problemen und die Einhaltung der Agenda umfassen. Sie schaffen damit eine Klarheit für alle Teilnehmenden und fördern eine effektive und respektvolle Zusammenarbeit in Meetings.
Die Meetingregeln sollten für alle Teilnehmenden sichtbar oder zumindest gut zugänglich aufbewahrt werden. Aktuelle und gelebte Meetingregeln erleichtern neuen Team-Mitgliedern die Eingliederung ins Team. 

Mikrofon

Das Mikrofon bezieht sich auf die Audioübertragungsfunktion in Videokonferenztools, die es den Teilnehmenden ermöglicht, sich während des Meetings zu hören. Die Nutzung des Mikrofons ist wichtig, um aktiv an Diskussionen teilzunehmen, Fragen zu stellen oder Kommentare abzugeben. Es ist wichtig, das Mikrofon entsprechend den Meetingregeln zu nutzen, um Hintergrundgeräusche zu minimieren und eine klare Kommunikation zu gewährleisten. Es ist empfehlenswert, vor jedem virtuellen Meeting einen Lautsprecher- und Mikronfontest durchzuführen, um für eine gute Präsenz im Meeting zu sorgen.

Moderation

Der Moderator bzw. die Moderatorin übernimmt die Leitung und Steuerung eines Meetings. Eine gute Moderation sorgt dafür, dass das Meeting strukturiert abläuft und die Agenda eingehalten wird. Es sollen möglichst alle Teilnehmenden zu Wort kommen und eine effektive Kommunikation stattfinden. Die Moderation löst Konflikte, lenkt Diskussionen und stellt sicher, dass die Meetingziele erreicht werden. Sie kann Entscheidungen herbeiführen, sie entscheidet aber nicht selbst.
Die Führungskraft kann die Rolle der Moderation übernehmen. Es ist aber genauso gut möglich, dass ein Team-Mitglied durch das Meeting führt. Es muss nicht immer die gleiche Person die Rolle der Moderation übernehmen. Die Aufgabe kann auch rollierend übernommen werden.

Nachbereitung

Unter der Nachbereitung eines Meetings fasst man die Aufgaben nach dem eigentlichen Meeting. Sie sollen sicherzustellen, dass die Ergebnisse und Erkenntnisse zeitnah dokumentiert und umgesetzt werden. Dazu gehören beispielsweise das Erstellen von Protokollen, das Versenden von Zusammenfassungen, das Nachverfolgen von Aktionsschritten und das Evaluieren des Meetings. Eine gründliche Nachbereitung hilft, die Effektivität von Meetings zu maximieren und sicherzustellen, dass die erarbeiteten Lösungen und Entscheidungen umgesetzt werden.
Dazu gehört auch die persönliche Nachbereitung und Reflektion v.a. der Moderation.

Präsentation

Eine Präsentation ist ein visuelles Hilfsmittel, das während eines Meetings verwendet wird, um Informationen oder Inhalte zu vermitteln. Präsentationen können in Form von Slides, Folien, Diagrammen, Grafiken, Audio- oder Videoelementen oder Dateien erstellt werden. Eine gut gestaltete Präsentation kann dazu beitragen, die Botschaft klar zu kommunizieren und das Verständnis der Teilnehmenden zu fördern. Dazu sollte möglichst wenig Text verwendet und viel mit visuellen Elementen gearbeitet werden. In der Präsentation sollte das veranschaulicht werden, was die oder der Vortragende mitteilen möchte.

Protokoll

Ein Protokoll ist eine schriftliche Zusammenfassung der Ereignisse, Entscheidungen, Diskussionen und Ergebnisse eines Meetings. Es dient dazu, wichtige Informationen festzuhalten, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmenden auf dem gleichen Stand sind. Darüber hinaus dient es als Grundlage für alle im Meeting vereinbarten Aufgaben und Entscheidungen. Wichtig ist, dass die Verantwortlichkeiten und Termine genau festgehalten werden.
Protokolle können von einem oder mehreren Verantwortlichen während des Meetings erstellt werden oder nachträglich basierend auf Aufzeichnungen und Notizen. In Online-Meetings können alle Teilnehmenden das Protokoll durch Bildschirmfreigabe sehen und damit schon während des Meetings prüfen, ob das Protokoll korrekt und vollständig ist. So werden nachträgliche Besprechungen und Korrekturläufe vermieden.

Rollen

In Online-Meetings gibt es unterschiedlichen Funktionen oder Verantwortlichkeiten, die die Teilnehmenden während eines Meetings übernehmen. Diese bezeichnet man auch als Rollen. Beispiele dafür sind Moderator:in, Protokollant:in, Zeitwächter:in. In größeren Meetings oder längeren Workshops können noch weitere Rollen hinzukommen. Das sind beispielsweise die Chatbetreuer:in, Feelgoodmanager, Regelüberwacher:in für eine gute Kommunikations- und Diskussionskultur.
Es ist wichtig, dass die Rollen bereits vor Beginn des Meetings klar aufgeteilt sind. Denn die professionelle Übernahme einer Rolle, vor allem die der Moderation, erfordert auch Vorbereitung vor dem Meeting.

Townhall-Meeting

Ein Town Hall Meeting ist eine von der Geschäftsleitung initiierte Versammlung für alle Mitarbeitenden. Diese kann jährlich, halbjährlich oder quartalsweise stattfinden.
Meist präsentiert die Unternehmensleitung die aktuelle Geschäftsentwicklung oder neue Strategien. Hauptzweck eines Town Hall Meetings ist es jedoch, dass das Management den Mitarbeitenden Rede und Antwort steht. Die Organisator:innen des Meetings sehen für die Fragen und den daraus resultierenden einen entsprechenden Zeitraum in der Agenda vor.

Videokonferenztool

Unter einem Videokonferenztool versteht man eine Software oder Plattform, mittels derer Meetings in Echtzeit über Video- und Audioübertragung zu halten. Videokonferenztools bieten Funktionen wie Bildschirmfreigabe, Chat, Handheben, Präsentationen und Aufzeichnung von Meetings. Bekannte Beispiele für Videokonferenztools sind Zoom, Microsoft Teams, Google Meet und WebEx.

Virtueller Hintergrund

Ein virtueller Hintergrund ist eine Funktion, die in vielen Videokonferenztools verfügbar ist. Damit können Teilnehmende ihren Hintergrund, der am Bildschirm angezeigt wird, während eines Meetings ändern. Sie können dafür ein beliebiges Bild oder eine Grafik als Hintergrund verwenden. Teilnehmende verwenden virtuelle Hintergründe, um persönliche Umgebungen nicht zu zeigen oder ein professionelles Erscheinungsbild zu erzeugen. Mit dem virtuellen Hintergrund kann auch eine bestimmte Stimmung erzeugt werden. Sie können dazu beitragen, Ablenkungen zu minimieren und ein konsistentes Erscheinungsbild während eines Meetings zu gewährleisten. Mehr über eine gute Präsenz in digitalen Meetings findest du in meinem Blog.

Vorbereitung

Alle Aufgaben und Aktivitäten, die vor einem Meeting durchgeführt werden, werden als Vorbereitung bezeichnet. Damit soll sichergestellt werden, dass das Meeting zielgerichtet und produktiv durchgeführt wird.
Zur Vorbereitung gehören als Erstes das Festlegen des Meetingziels, die Erstellung der Agenda sowie die Auswahl und Einladung der Teilnehmenden. Darüber hinaus gehört auch die Erstellung von Präsentationen, die Zusammenstellung von Materialien und Informationen zur Vorbereitung. Schlussendlich kommt noch das Testen von Technik und Ausrüstung zur Vorbereitung von guten Meetings.
Eine gründliche Vorbereitung ist entscheidend, um ein Meeting erfolgreich durchführen zu können.

Whiteboard

Ein Whiteboard ist eine beschreibbare Oberfläche, auf der man Ideen, Informationen, Konzepte oder die Agenda während eines Meetings visuell darstellen kann. Es kann sich dabei um ein physisches oder ein digitales Whiteboard handeln.
Es gibt inzwischen auch Whiteboards in Videokonferenztools. Diese haben aber in der Regel eingeschränkte Funktionsfähigkeiten. Deutlich mehr Gestaltungsmöglichkeiten bieten dagegen digitale Whiteboards wie Miro, Mural oder Conceptboard, um nur einige zu nennen.
Die Teilnehmenden können gleichzeitig und gemeinsam am digitalen Whiteboard arbeiten, brainstormen, Ideen visualisieren und Konzepte erstellen. Digitale Whiteboards haben den Vorteil, dass sie die Teilnehmenden auch nach dem Meeting darauf zugreifen und die Datei weiter bearbeiten können.

Zoom-Fatigue

Mit dem Begriff Zoom-Fatigue wird die körperliche und geistige Erschöpfung beschrieben, die durch die intensive Teilnahme an virtuellen Meetings entstehen kann. Das Videokonferenztool Zoom ist namengebend für das Symptom. Zoom-Fatigue kann aber durch die Nutzung auch aller anderen Videokonferenztools ausgelöst werden. Ursachen für Zoom-Fatigue können sein: lange Meetings, ständiges Starren auf den Bildschirm, eingeschränkte nonverbale Kommunikation sowie eingeschränkte Bewegungsmöglichkeiten.
Es ist wichtig, Pausen und bildschirmfreie Zeiten einzuplanen und bewusst auf die eigene Gesundheit und das Wohlbefinden während virtueller Meetings zu achten. Damit kann Zoom-Fatigue minimiert oder komplett vermieden werden.
Und die Teilnehmenden sollten regelmäßig interagieren, sodass sie in eine aktive und gestaltende Rolle kommen und nicht nur passiv zuhören.