Teammeetings gut nachbereiten – meine Checkliste

Ein gutes Teammeeting endet erst, wenn es auch gut nachbereitet ist. Denn wenn du auch ein kreatives und konstruktives Meeting durchgeführt hast, aber es in der Nachbereitung und Umsetzung stockt, dann ist es nicht effektiv. Wichtig ist es daher, die Nachbereitung gleich mitzudenken. Und damit sind wir schon mittendrin im Thema.

1. Gute Nachbereitung beginnt mit der Zielsetzung

Wie bereits im Artikel zur Vorbereitung von Meetings geschrieben, ist die Zielsetzung für mich einer wichtigsten Punkte. Was will ich eigentlich mit dem Meeting erreichen? Diese Frage solltest du dir, ggf. auch mit dem Organisationsteam beantworten. An dieser Stelle wiederhole ich auch noch mal das Zitat, das im Art of Hosting im Mittelpunkt steht.

Wir planen keine Veranstaltung, wir planen eine Ernte.

Christ Corrigan, Kanadischer Host

Mir persönlich gefällt dieser Ansatz sehr gut. So, wie ein Landwirt oder eine Landwirtin das ganze Tun darauf ausrichtet, langfristig und nachhaltig gute Ernten einzufahren, so sollten wir auch auf die gemeinsamen Ergebnisse von Teammeetings schauen. Und nur wenn wir Ergebnisse erzielen, die uns alle stärken bzw. uns in unserer Arbeit nutzen, ist ein Meeting wirklich erfolgreich.
D.h. es geht nicht so sehr um die Veranstaltung an sich, sondern um das Ergebnis, was wir anstreben oder auch die Veränderung, die wir erreichen wollen.

2. Zeit zur persönlichen Nachbereitung einplanen

Bei der Vorbereitung von Meetings habe ich schon mal den Tipp gegeben, nicht immer zur vollen oder halben Stunde anzufangen, sondern z.B. fünf Minuten vor der vollen Stunde oder fünf vor halb. So habt ihr zumimindest Zeit zwischen den Meetings.
Noch besser ist es jedoch, wenn ihr euch selbst nochmals Zeit für eure eigene Nachbereitung blockiert.
Schon 15 Minuten nach einem Meeting reichen aus, um Holt Euch von den Teilnehmenden nach den Meetings ein Feedback ab. Anhand der Feedback-Ergebnisse merkt ihr, wo eure Herausforderungen liegen. Ihr bekommt die Chance, die Qualität eurer Meetings deutlich zu verbessern.

3. Ergebnisprotokoll

Protokoll schreiben ist in den meisten Teams eine äußerst unbeliebte Aufgabe. Oft wird diese an die rangniedrigste Person abgegeben, die in vielen Fällen (noch) nicht in die relevanten Prozesse eingebunden ist. Damit kann die Qualität der Protokolle leiden. Sie werden nicht aus Überzeugung und mit Begeisterung geschrieben; und damit auch nicht mit diesen gelesen und nachverfolgt.

Siehe dazu auch noch mal das Zitat oben „Wir planen keine Veranstaltung, wir planen eine Ernte.“ Und zu einer guten Ernte gehört auch ein Protokoll oder eine Dokumentation, das bzw. die gern genutzt wird.

In digitalen Meetings könnt ihr die Protokollvorlage zum einen über die Bildschirmfreigabe teilen und zum anderen als gemeinsames Dokument anlegen. Dann könnt ihr schon kurz im Meeting die wichtigsten Ergebnisse für alle festhalten – und habt das Protokoll am Ende des Meetings für alle verfügbar.
Und wer sich – s.o. – auch noch gleich etwas Zeit für die persönliche Nachbereitung nimmt, ist im Flow und muss nicht Tage später mühevoll die vereinbarten Punkte in Erinnerung rufen.

Und vor allem haben schon alle über das Protokoll geschaut und somit werden Fehler oder eine unvollständige Protokollierung vermieden.

4. Whiteboard

Alternativ zu einem klassischen Ergebnisprotokoll kannst du die Ergebnisse auch auch einem Online-Whiteboard festhalten. Das kann wie oben beschrieben auch geteilt und während des Meetings von einem oder mehreren Teilnehmenden erstellt werden.

Viele Whiteboard-Tools bieten eine Reihe von graphisch schön gestalteten Vorlagen an, die genutzt werden können. Hier findest du eine gute Zusammenstellung von Whiteboard-Tools, was sie leisten und was sie kosten.

Die meisten Whiteboards bieten die Integration von verschiedenen Tools an wie Slack, Trello, Asana, Jira usw. Damit arbeitet ihr nicht nur mit einem graphisch ansprechenden Canva, sondern könnt einzelne Aufgaben auch gleich organisieren und verteilen.

5. Feedback einholen

Zu einer guten Nachbereitung gehört es auch, dass du deine Teilnehmenden nach einem Feedback zu deinem Meeting fragst.

Mögliche Fragen können sein:

  • Alle Teilnehmenden anwesend?
  • War jeder pünktlich?
  • War jeder vorbereitet?
  • Gab es ein Meeting-Ziel und war es klar?
  • Gab es eine Agenda und war sie klar?
  • Wurde die Agenda eingehalten? Konnten alle wichtigen Themen besprochen werden?
  • Hat die Moderatorin gut durch das Meeting geführt? Gab es eine passende Mischung aus Stringenz und Flexibilität?
  • Wurden alle Teilnehmenden gehört?
  • Gibt es ein zeitnahes Protokoll und sind alle Themen klar? Wer? Was? Wann?

Mach es dir am Anfang einfach und suche dir nur wenige Fragen aus, zu denen du regelmäßig Feedback einholen möchtest. Die Umfrage soll für die Teilnehmenden mühelos sein und z.B. durch die Angabe von 0 bis 5 Sternen symbolisiert werden.

Ich empfehle dir ganz klar, die Umfragen online zu machen. Die Online-Umfragen sind schnell an alle verschickt und auch fast genauso schnell ausgefüllt.
Online-Umfragen können zudem schnell und unkompliziert angepasst oder geändert werden. Viele Tools bieten dir auch die Möglichkeit, die Ergebnisse der Umfragen auszuwerten.

Und wenn du nicht sehr viele Meetings hast, reichen dafür auch oft schon die kostenlosen Zugänge. Eine gute Auflistung von Umfrage-Tools und ihren Leistungen findest du hier.

Dokumentiere und kommuniziere die Ergebnisse und Veränderungen. Zeige auf, was sich im Laufe der letzten Wochen und Monate positiv verändert hat. Feiert eure Erfolge. Denn Meetings dürfen auch Spaß machen….

Und wenn es doch Punkte gibt, die unverändert auf Unzufriedenheit stoßen, sprich es im Meeting selbst an. Gib diesem Aspekt einen Raum ein, damit ihr gemeinsam an einer Veränderung arbeiten könnt. Achte hier jedoch auf ein konstruktives und wertschätzendes Feedback.

Wenn du es ganz einfach machen möchtest, dann frage deine Teilnehmenden nach dem ROTI.
Das ist der Return On Time Invested. Auch hier kannst du die Abfrage durch 5 Smileys visualisieren.
0 Sterne = Bad Investment (kein Wert für mich) bis
5 Sterne = Good Investment (maximaler Wert für mich)


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