Spätestens mit der Einladung fängt das Meeting für die Teilnehmenden an. Und dieser Anfang muss sitzen. Die Einladung soll den Teilnehmenden Klarheit und Sicherheit darüber vermitteln, was sie erwartet. Sie soll neugierig machen, auf den Workshop oder das Event und ein positiv-kreatives Kopfkino bei den Teilnehmenden in Gang setzen.
Zielsetzung
Bevor du mit dem Schreiben der Einladung beginnst, mache dir noch mal bewusst, was du mit dem Workshop oder Event erreichen möchtest. Was ist dein Ziel oder was genau möchtest du erreichen? Mehr Infos dazu findest du in dem Blogartikel Teammeetings gut vorbereiten.
Und das Ziel gehört selbstverständlich in deine Einladung, damit die Teilnehmenden wissen, was sie erwartet.
Motto
Wenn du noch ein Motto findest, das das Ziel des Workshops bildlich greifbar macht, ist das perfekt. Es macht die Einladung und das Meeting zu etwas Besonderem. Statt sachlich formuliert zu einem Strategie-Meeting einzuladen, kannst du deine Teilnehmenden auch mitnehmen auf eine Inselreise, eine Weltraumreise oder in ein experimentelles Labor. Hier sind deiner Fantasie keine Grenzen gesetzt.
Am besten erstellst du dir auch noch ein entsprechendes Bild. Dann setzt du bei den Teilnehmenden einen noch besseren Anker. Bilder wecken Emotionen und schaffen Begeisterung für das Meeting.
Termin und Ablauf
Am besten schickst du in der Einladung gleich noch einen verbindlichen Ablauf mit, damit die Teilnehmenden planen können. Wenn du die Einladung schon länger im Voraus verschickst und noch keinen festen Ablauf hast, dann kommuniziere, wann die Teilnehmenden mit dem detaillierten Ablauf rechnen können. Gut ist, wenn du zumindest schon mal Anfang und Ende mitteilst.
Schreibe in der Einladung, wie die Pausen gestaltet werden. Ist das Bildschirm-Off-Zeit? Jeder für sich? Oder ggf. im Austausch zu zweit nach dem Essen noch zu einem Spaziergang und Austausch? Oder treffen sich alle nach der Zubereitung des Essens in digitalen Räumen zum Austausch?
Die Teilnehmenden und ihre Rollen
Vermutlich ist es für viele selbstverständlich. Mache aber in der Einladung nochmals deutlich, wer eingeladen ist. Evtl. hast du für einzelne Themenbereiche auch noch besondere Gäste eingeladen.
Wenn es schon klar ist, schreibe auch bereits in die Einladung, wer welche besonderen Rollen und Aufgaben übernimmt wie Moderation, Technik oder Protokoll.
Falls es noch Vakanzen gibt, gehört es nicht in die Einladung. Mit einem kurzen separaten Schreiben und Verweis auf die Einladung bekommst du eine höhere Aufmerksamkeit.
Inhalte und Themen
Über welche Inhalte soll gesprochen werden – und über welche nicht?
Schreibe die Inhalte, die du vermitteln möchtest, erst einmal zusammen. Und dann kürzt du und kürzt noch mal und noch mal, bis du die wichtigen Themen auf den Punkt bringst. Denn, unsere Aufmerksamkeit ist in Online-Meetings deutlich reduziert. Wichtig ist, dass deine Kernbotschaft ankommt.
Tools und Technik
Auch wenn du im Team bewährte Tools verwendest, nennt diese nochmals kurz am besten gleich mit dem Link dazu. So haben alle hoffentlich alles gleich im Zugriff.
Wenn du ein neues Tool verwenden möchtest, würde ich in der Einladung kurz erklären, wofür es eingesetzt wird und was evtl. besser ist zu Tool X, das du bisher verwendet hast. Falls man sich zu dem Tool vorher anmelden muss, dann hebe das deutlich hervor.
Schicke noch ein kleines Tutorial mit und / oder biete noch Onboarding-Termine an, wenn deine Teilnehmenden digital nicht sehr affin sind. Die Tools sind Mittel zum Zweck und sollen die Meetingarbeit erleichtern – und die Energie nicht in das Handling der Tools gehen.
Vorbereitende Aufgaben durch die Teilnehmenden
Gibt es etwas, was die Teilnehmenden noch vorbereiten sollen? Bei fachlichen Themen und ihren Zuständigkeiten geht das aus der Agenda hervor. Aber sollen alle noch etwas lesen, sich mit einer Frage beschäftigen oder etwas mitbringen?
Spielregeln und Vereinbarungen
In deinem Team gibt es sicherlich Spielregeln und Vereinbarungen, wie in digitalen Meetings, Workshops und Events zusammengearbeitet wird. Falls nein: Dann kannst du noch im Voraus mit einem kleinen Team von Interessierten einen Vorschlag erarbeiten und das in einem separaten Termin dem gesamten Team vorstellen.
In die Einladung solltest du alles aufnehmen, was über eure gewohnte, tägliche Zusammenarbeit hinausgeht und für die Teilnehmenden wichtig ist zu wissen. Haben in täglichen Meetings viele Teilnehmende die Kamera aus – und möchtest du jetzt für einen intensiven Austausch, dass alle die Kamera an machen? Oder möchtest du dieses Meeting aufzeichnen?
Fazit
Die Einladung spielt bei Teammeetings, Workshops und Events eine wichtige Rolle, die oft unterschätzt wird. Daher empfehle ich, am Anfang darauf einen Fokus zu legen. Die wichtigen Informationen habe ich oben zusammengestellt. Darüber hinaus sollte die Einladung gut strukturiert sein, so dass die Teilnehmenden die wichtigen Informationen sofort finden und optisch ansprechend sein.
Und nicht zu vergessen: die Einladung soll Lust auf das kommende Event wecken!