Teammeetings gut durchführen – meine Checkliste

Es gibt sie: Meetings, die sich ziehen wie Kaugummi, in denen wir uns am vollkommen falschen Platz fühlen, uns langweilen und unsere kostbare Zeit unproduktiv verschwenden. Am Ende gehen wir ratlos oder frustriert aus diesen Meetings.
Um gute Teammeetings durchzuführen, braucht es vorab eine gute Vorbereitung, Klarheit und Konsequenz.

1. Gute Teammeetings sind gut vorbereitet

In der Regel gilt “Gute Meetings sind gut vorbereitet.” Wenn du also deine Hausaufgaben gemacht und alle oder zumindest die für dich relevanten Punkte der Vorbereitung erledigt hast, dann ist schon mal der erste große Schritt in Richtung gute Meetings getan.
Wirf aber gern noch mal einen Blick in meinen Artikel Meetings gut vorbereiten – meine Checkliste.

2. Pünktlicher Beginn

Es ist mal wieder einfacher gesagt als getan. Ein Teammeeting sollte pünktlich beginnen. Wer (kurzfristig) nicht kann, meldet sich ab. Alle sind darüber informiert und warten nicht unnötig. Verspätungen sind absolute Ausnahmefälle und werden, wenn sie unvermeidlich sind, auch rechtzeitig kommuniziert.
Wartezeit am Anfang eines Meetings lähmt die Anwesenden, sorgt für Unsicherheit und macht es allen Beteiligten deutlich schwerer, in Schwung zu kommen.

3. Check-in

Ein gemeinsamer Check-in ist ein guter Start in ein Meeting. Damit kommen alle Teilnehmenden „richtig“ im Meeting an und können sich danach gut darauf konzentrieren.

Was genau ein Check-in ist und warum du deine Meetings damit beginnen solltest, werde ich in einem meiner nächsten Artikel schreiben.
Die wichtigsten Gründe für Check-ins als Einstieg sind der Aufbau von Verbundenheit und Gemeinsamkeit.

4. Agenda und Zielsetzung sind allen Teilnehmenden bekannt

Rechtzeitig vor dem Meeting – am besten ein bis drei Werktage vorher – wurde die Agenda verschickt und auch noch mal auf die Zielsetzung des Meetings hingewiesen. Der Vorlauf vor dem Meeting ist abhängig von der Vorbereitungszeit, die die Teilnehmenden benötigen, um die relevanten Punkte zu bearbeiten, Dateien zu lesen oder Punkte mit Dritten abzuklären.

5. Moderation

Die Moderationsaufgabe ist die wichtigste für das Gelingen eines Teammeetings. Daher muss die Übernahme der Moderationsrolle im Vorfeld geklärt sein.Die Moderatorin bereitet sich auf das Meeting vor, verinnerlicht sich noch mal das Ziel und hat die wichtigsten Tagesordnungspunkte im Blick.

Sie ist in der Gesprächsführung aber auch offen, wenn sich komplett neue Punkte ergeben. Sie klärt und lässt abstimmen, ob die Agenda jetzt kurzfristig geändert wird, weil ein Punkt länger dauert. Oder aber ob dieser Punkt, ggf. mit einem anderen Teilnehmendenkreis, ausgelagert oder auf das nächste Meeting verschoben wird.

6. Klare Rollen

Alle Teilnehmenden wissen, welche Rolle sie im Meeting haben. Es ist klar, wer für das Protokoll verantwortlich und wer für die Zeiteinhaltung zuständig ist.

Mein Tipp: vermeide es, Rollen erst zu Beginn des Meetings zu vergeben. Damit verschwendest du nur unnötig Zeit und lenkst den Fokus von den eigentlichen Themen ab.

7. Gute Teammeetings sind effektiv und ergebnisorientiert

Gute Meetings haben einen Effekt – und zwar einen positiven. Sie zielen darauf ab, nächste Schritte zu vereinbaren. Diese sollen so klar wie möglich definiert werden im Umfang, mit Verantwortlichkeiten und Terminen, so dass alle Teilnehmenden wissen, was als nächstes zu tun ist.

Im Art of Hosting heißt es:„Wir planen keine Veranstaltung, wir planen eine Ernte.“
Für mich ist das eine zentrale Herangehensweise an ein Meeting: Was will ich damit erreichen? Welche Ergebnisse will ich damit erzielen?

8. Check-out

Der Check-out unterstützt noch einmal die Verbindung unter den Teilnehmenden, die oft mit ganz unterschiedlichen Eindrücken aus dem Meeting gehen.

Alle Teilnehmenden teilen z.B. die eine Aufgabe, die sie jeweils bis zum nächsten Meeting erledigen werden. Der bewusste Abschluss des Meetings macht allen Teilnehmenden den Kopf frei für das folgende Meeting oder die nächste Aufgabe.

Warum du dein Meeting mit einem Check-out beenden solltest, werde ich in Kürze in einem weiteren Artikel schreiben.

9. Pünktliches Ende

Genauso wichtig wie ein pünktlicher Beginn ist ein pünktliches Ende des Teammeetings. Auch wenn die Teilnehmenden evtl. nicht direkt einen Anschlusstermin haben, so haben sie doch ihren Arbeitstag geplant. Daher sollten Überziehungen nur in Ausnahmefällen geschehen. So wie wir auch nicht einfach ohne Genehmigung den finanziellen Rahmen eines Projekts ausweiten, sollten wir auch ein Meeting im geplanten Rahmen abschließen.

Konnten nicht alle Punkte der Agenda besprochen werden, empfehle ich, fünf Minuten vor dem offiziellen Ende gemeinsam zu besprechen, wann und in welchem Rahmen diese Punkte besprochen werden, damit darüber alle Beteiligten Klarheit haben.

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