Wie du auch stille Teilnehmende in deinen Meetings einbindest

In fast jedem Team gibt es sie – die ruhigeren und stilleren Teilnehmenden. Was ist wichtig, damit du auch ihre Stimme und Meinung in Meetings berücksichtigst? Häufig reflektieren die stillen Teilnehmenden über die Fragestellung oder den Diskussionspunkt, während andere Teilnehmende schon ihr Statement kundtun.
Wenn sich dann schon schnell eine Gruppenmeinung bildet, melden sich die Stilleren nicht mehr zu Wort.

Was kannst Du also tun und welche Methoden helfen dir, um die Stimmen und Meinungen von allen zu hören? Ich habe die vier wichtigsten Punkte für dich zusammengestellt.

Check-ins, Fragen, Check-outs

Check-ins und Check-outs, das sind Fragen, die du am Anfang oder Ende eines Meetings stellst und auf die alle Teilnehmenden antworten. Sei es im Chat, auf einem Whiteboard, durch Wortmeldung oder in einem Abstimmungstool. Es sind kurze Fragen zum Ankommen, zum Ziel des Meetings, zur Stimmung, um sich gegenseitig besser kennenzulernen.

Hier findest du weitere Informationen zu Check-ins und Check-outs, warum sie wichtig sind wie du damit anfangen kannst und Links zu Fragelisten.

Bei diesen Fragen geht es nicht um richtig oder falsch, sondern darum, die Teilnehmenden ins Gespräch zu bekommen, damit sie sich besser kennenlernen und somit die Zusammenarbeit verbessern. Wichtig ist, dass alle Teilnehmenden zu Wort kommen. Für dich zum Hintergrund: Wenn Teilnehmende bereits im Check-in etwas gesagt haben, fällt es ihnen leichter, später im fachlichen Austausch auch das Wort zu ergreifen. Daher ist es wichtig, bereits Meetings mit einem gemeinsamen Gespräch zu eröffnen.

Wenn es ein längeres Meeting ist, binde immer wieder Fragen mit ein, um alle abzuholen und eine größere Verbindlichkeit zum Meeting und dessen Ergebnis aufzubauen. Die Umfragen kannst du im Chat stellen oder mündlich oder alle antworten reihum. Das hängt davon ab, wie groß die Runde ist. Im Chat ist es bei einer größeren Gruppe schwieriger zu beobachten, ob sich alle beteiligen.

Kreativarbeit allein oder in Kleingruppen starten

Der wichtigste Punkt, um die stilleren oder introvertierten Teilnehmenden in Meetings einzubinden und ihre Standpunkte zu hören, ist die Kreativarbeit allein oder in Kleingruppen. Zumindest empfehle ich dir, auf diesem Wege zu starten. Und gerade in digitalen Meetings ist es ein Leichtes, immer wieder neue Breakout-Rooms für Teams zu erstellen. Nutze daher die Möglichkeit, die dir dein digitales Konferenztool bietet.

Stille Teilnehmende brauchen etwas Zeit, um ihre Meinung zu einer Fragestellung zu reflektieren und zu formulieren. Es fällt ihnen leichter, die Fragestellung zunächst für sich allein zu machen oder im Austausch zu zweit oder höchstens zu dritt.

Bei einem Brainstorming z.B., bei dem Ideen sofort an das (virtuelle) Whiteboard geschrieben werden, sind für stille Teilnehmende nicht förderlich. Setze hier eher darauf, dass sich alle Teilnehmenden zunächst Notizen für sich selbst machen und sie anschließend auf das Whiteboard schreiben.

Oder du setzt die Methode 1-2-4-all aus den Liberating Structures ein. Hier wird auch erst mit einer Reflektion aller Teilnehmenden für sich, dann ein Austausch zu zweit, anschließend zu viert und im Abschluss mit allen Teilnehmenden. Du kannst damit das Wissen und die Einschätzung von allen Teilnehmenden einholen. Damit erhältst du deutlich bessere Ergebnisse, als wenn du nur diejenigen hörst, die schnell ihre Meinung äußern.

Bei Diskussionen Redebeiträge von allen hören

Bei anschließenden Diskussionen im gesamten Team achte genau darauf, dass sich alle Teilnehmenden zu Wort melden. Sprich die stillen Teilnehmenden sonst nach einer gewissen Zeit namentlich an und frage sie nach ihrer Meinung. Es besteht immer die Gefahr, dass sich schnell eine Meinung herauskristallisiert und intensiv diskutiert wird, dabei aber wichtige Aspekte übersehen werden.

Mach daher ruhig zwischendrin eine kurze Reflektionspause, fasse nochmals die wichtigsten bisher besprochenen Punkte zusammen und suche explizit nach weiteren Standpunkten und Informationen

Digitale Präsenz

Noch ein Wort zur digitalen Präsenz: im intensiven Austausch bei Check-ins, Check-outs oder in der Arbeit in Breakout-Rooms sollte die Kamera an sein. Hier kommt es darauf an, dass sich alle Teilnehmenden persönlich zeigen und einbinden.

Sollte es bei den anderen Punkten keinen intensiven Austausch in der Gruppe geben, kann die Kamera gern ausgemacht werden. Besser ist es jedoch, wenn du als Moderation oder Verantwortliche alle Teilnehmenden sehen kannst.

Feedback einholen

Ich empfehle dir, regelmäßig ein Feedback von deinen Teilnehmenden über deine Meetings einholen. Frage sie, wie zufrieden sie mit Zielsetzung, Agenda, Moderation, Zusammenarbeit und Umsetzung waren, aber auch zur Gesprächskultur und ob sich alle ausreichend präsentiert fühlen.

Mit einem digitalen Umfragetool kannst du schnell eine Umfrage erstellen, die du im Anschluss an deine Meetings versenden kannst. So bekommst du auch recht schnell einen Überblick über die Zufriedenheit deiner. Weiteres zur Durchführung von Feedbacks findest du hier in diesem Blogartikel zur Nachbereitung von Meetings unter Punkt 5.

 

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