Ein Meeting-Protokoll zu schreiben, gehört für die meisten Menschen nicht zu ihren Lieblingsaufgaben. Auch bzw. gerade, wenn du in vielen Meetings bist, empfehle ich dir immer, ein Meeting-Protokoll zu schreiben, das klar formuliert ist und eindeutige Zuständigkeiten und Termine enthält. Denn ohne Protokoll verlierst du den Überblick. Für mich ist das Meeting-Protokoll sogar ein Teil meines Meeting-Manifests.
Was ist eigentlich ein Protokoll?
Ein Protokoll ist eine schriftliche Zusammenfassung der Ereignisse, Entscheidungen, Diskussionen und Ergebnisse eines Meetings. Es dient dazu, wichtige Informationen festzuhalten, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmenden auf dem gleichen Stand sind. Darüber hinaus dient es als Grundlage für alle im Meeting vereinbarten Aufgaben und Entscheidungen. Mehr dazu findest du in meinem Meeting-Glossar.
Fokussierung auf Entscheidungen und Aktionen
Ein Protokoll hilft, dass die Teilnehmenden sich fokussieren und ihre Entscheidungen und Aktionen eindeutig formulieren. Oft wird erst beim Aufschreiben klar, dass es noch eine Lücke oder einen Widerspruch in der Entscheidung gibt. Hier ist es wichtig, dass die verantwortlichen Personen, die das Protokoll schreiben, immer wieder nachfragen, wie Entscheidungen formuliert werden sollen.
Dokumentation von Aufgaben und Entscheidungen
Die Dokumentation von Aufgaben und Entscheidungen nach einem Meeting ist der wichtigste Grund für ein Meeting-Protokoll. Gemeint ist damit ein klares und aussagekräftiges Protokoll, das entweder während des Meetings oder zeitnah nach dem Meeting erstellt wird.
In digitalen Meetings kann die Protokollvorlage zum einen über die Bildschirmfreigabe geteilt und zum anderen als gemeinsames Dokument angelegt werden. Dann können Mitarbeitende schon im Meeting die wichtigsten Ergebnisse für alle festhalten – und das Protokoll ist am Ende des Meetings für alle verfügbar.
So können alle gleich prüfen, ob das Protokoll klar und vollständig ist. Unnötige Nachfragen, die Zeit kosten und die Erstellung des Protokolls verzögern, entfallen damit.
Und wenn das Protokoll zum Ende des Meetings vorliegt, kann auch die Nachbereitung des Meetings umgehend beginnen – und anstehende Aufgaben begonnen werden.
Transparenz für abwesende Kolleginnen
Nicht immer sind alle Kolleginnen bei einem Meeting anwesend. Manche Kolleginnen müssen auch nur über einzelne Entscheidungen, die in einem Meeting getroffen wurden, informiert werden. Damit werden unnötige Meetingzeiten vermieden.
Gerade für sie ist wichtig, dass sie zeitnah, transparent und umfassend über getroffene Entscheidungen informiert werden. Sollten sich entgegen der Agenda Entscheidungen verzögern, sollten die Hintergründe möglichst hinreichend protokolliert werden.
Grundlage für eine erfolgreiche Nachbereitung
Im Art of Hosting hat der kanadische Host Chris Corrigan den wunderbaren Satz “Wir planen keine Veranstaltung, wir planen eine Ernte.” geprägt. D.h. das ganze Meeting ist auf die sogenannte Ernte sprich Ergebnisse ausgerichtet. Und zu einer guten Ernte gehört auch ein Protokoll oder eine Dokumentation, das bzw. die gern genutzt wird.
Der Erfolg eines Meetings steht und fällt mit der Ernte. Sie beginnt mit dem Protokoll, das aber nur der erste Schritt für die weitere Nachbereitung ist. Auch die im Meeting vereinbarten Schritte sollen ja zeitnah und verbindlich umgesetzt werden.
Orientierung bei zukünftigen Entscheidungen
Ein Protokoll kann auch eine Orientierung geben für zukünftige Entscheidungen. Eine gute Dokumentation hält nicht nur das Ergebnis fest. Es werden auch notwendige Bedingungen, warum es zu dieser Entscheidung kam, notiert, die dann für eine zukünftige Entscheidung herangezogen werden können.
Extra 1: ein ganz besonderes Verlaufsprotokoll
Ein ganz besonderes Protokoll entsteht während eines Silent Meetings. In diesem Meeting wird die ganze Zeit schweigend an einem Dokument wie z.B. einer Entscheidungsvorlage gearbeitet. Damit werden auch alle Frage, Vorbehalte und Einwände – im Gegensatz zu einem rein ergebnisorientierten Protokoll – festgehalten. Das kann bei komplexen Entscheidungen hilfreich sein, wichtige Einwände festzuhalten. Denn s.o. Grund Nr. 5 ist ein Protokoll ggf. eine Grundlage für zukünftige Entscheidungen.
Du bist neugierig geworden und möchtest wissen, wie ein Silent Meeting abläuft? Dann lies hier im Blog von Daniel Stillman.
Extra 2: Sketchnotes
Gerade in Workshops und bei Events werden Protokolle auch als Sketchnotes angefertigt. Das ist eine schöne Alternative, denn Bilder wecken Emotionen und laden daher eher zum Lesen ein. Denn das soll ein Protokoll ja auch erfüllen: eine gute und gern genutzte Arbeitshilfe sein. Trotzdem kann es aus meiner Sicht – zumindest bei Workshops – nur eine Ergänzung darstellen. Denn wenn es fest vereinbarte Aktionen nach dem Workshop oder Event gibt, sollten diese klar und eindeutig in Textform, ggf. integriert in einer Sketchnote festgehalten werden.
Ausblick: zur Zukunft von Protokollen
Für alle Protokollschreib-Muffel: Aus meiner Sicht werden Protokolle oder Zusammenfassungen von Meetings in Zukunft durch Spracherkennungstools erfolgen – und damit automatisch und zeitnah nach einem Meeting. Bis dahin wird es noch etwas dauern, bis die KI alle unserer Äußerungen in Meetings und im Zusammenhang versteht.
Aber unvorstellbar ist das heute nicht mehr. Das klingt interessant für dich?
Mehr zur Zukunft von Meetings habe ich im Blogartikel Quo Vadis Online-Meetings festgehalten.