Meetings gut vorbereiten – meine Checkliste

Warum soll ich ein Meeting überhaupt vorbereiten? Es wissen doch eh alle, worum es geht.
Genauso funktioniert es nicht.
Nur wenn du dir im Voraus überlegst und planst, was du mit einem Meeting erreichen willst, wirst du auch an diesem Ziel ankommen. In deinen Meetings wird keine Zeit mit unnötigen Diskussionen verschwendet.
Und das sorgt für mehr Vorfreude auf deine Meetings, größere Motivation und effektive Ergebnisse. Die Teilnehmenden erfahren, dass die Zusammenarbeit in deinen Meetings wirksam und erfolgreich ist.

1. Brauche ich überhaupt ein Meeting?

Der erste Punkt auf deiner Checkliste ist, zu prüfen, ob du überhaupt ein Meeting brauchst. Hat das Meeting einen Nutzen für alle Teilnehmden? Wollt ihr gemeinsam über eure Zusammenarbeit sprechen, neue Ideen für ein Projekt kreieren oder eine Strategie entwickeln?
Wenn du lediglich Wissen mit den Teilnehmenden teilen möchtest, dann überlege dir, ob du das nicht auf einem anderen Wege machen kannst z.B. per Mail, Video usw. Evtl. auftretende Fragen könnt ihr dann später in einem Meeting klären.

2. Zielsetzung

Nachdem du entschieden hast, dass ein Meeting die optimale Form des Austauschs ist, geht es an die Zielsetzung. Sie ist das A und O der Vorbereitung.
Wenn du dir nicht im Klaren bist, was du für dich, dein Team oder dein Projekt im nächsten Meeting erreichen möchtest, dann erhältst du auch keine verbindlichen Ergebnisse. Im Gegenteil: die Teilnehmenden verlassen das Meeting mit Fragen, sind verärgert oder demotiviert. Und ihre Motivation, in dein nächstes Meeting zu kommen, sinkt deutlich.

3. Folgende Fragen helfen Dir bei der Zielfindung:

  • Worum soll es in dem Meeting gehen – oder worum auch nicht?
  • Was sollen die Teilnehmenden am Ende des Meetings wissen?
  • Welche Entscheidung soll getroffen werden?
  • Was ist bei diesem Meeting besonders oder anders als bei anderen Meetings?
  • Mit welchem Gefühl sollen die Teilnehmenden aus dem Meeting gehen?
  • Was soll nach dem Meeting anders sein als vorher?

4. Welches Format ist das Richtige?

Du hast beschlossen, dass ein Meeting notwendig ist und dir dein Ziel dafür gesetzt. Dann ist es jetzt an der Zeit zu entscheiden, welches Format das richtige für dieses Meeting ist. Trefft ihr euch online oder vor Ort in einem Meetingraum oder macht ihr ein hybrides Meeting?
Für jedes Format gilt es die entsprechenden Vorbereitungen zu treffen. Dazu schreibe ich hier in Kürze einen detaillierten Blog-Artikel mit weiteren Tipps.

5. Agenda

Die Agenda muss auf alle Fälle im Voraus geplant werden. Frage dazu auch die offenen Punkte aus dem Team ein. Lege auch mit dem Team fest, wer für welchen Punkt bzw. welche Punkte verantwortlich ist. Veranstwortliche präsentieren ihre Themen auf dem aktuellen Stand, möglichst klar und kompakt im nächsten Meeting.

Welche Materialien werden für die jeweiligen Punkte benötigt? Bitte alle Verantwortlichen, diese rechtzeitig vor dem Meeting zur Verfügung zu stellen, so dass die anderen noch ausreichend Zeit haben, alles vorab zu lesen oder zu prüfen. Wieviel Zeit ihr euch dafür geben wollt, das solltet ihr in einer Teamvereinbarung festhalten.

Wichtig ist, dass die Agenda zeitlich möglichst gut geplant wird, dabei aber auch noch Spielraum für Diskussionen bleibt und Unvorhergesehenes Platz findet. Prüfe am besten auch vorab, die Reihenfolge der Themen: Wichtige und schwierige Themen kommen zuerst dran. Du solltest möglichst vermeiden, das Meeting mit einem heiklen Thema zu beenden.

6. Start und Dauer

Ein Meeting muss nicht immer 30, 60 oder 90 Minuten dauern. Es muss auch nicht zur vollen oder halben Stunde starten. Probiere doch einfach ein Meeting aus, das nur 20 min dauert, um 10:05 Uhr beginnt und um 10:25 Uhr endet. So haben alle Beteiligten im besten Fall vor und nach dem Meeting jeweils fünf Minuten Zeit, sich vorzubereiten oder sich im Anschluss Notizen zu machen, bevor es ins nächste Meeting geht.

7. Auswahl der Teilnehmenden

Für wen sind die Informationen relevant, die du in dem Meeting besprechen möchtest? Wer sollte daher dabei sein? Wen brauchst du in deinem Meeting? Vielleicht noch mal eine Fachexpertin aus einer anderen Abteilung, eine Impulsgeberin oder jemanden, die eine Entscheidung treffen kann?

Im Umkehrschluss bedeutet es auch, dass du überlegt, wen du nicht im Meeting brauchst. Das kann im Einzelfall zu Irritationen führen. Ich bin der Meinung, dass wir alle verantwortlich mit unserer Arbeitszeit und der unserer Teilnehmenden umgehen sollten. Manchmal reicht es auch, jemanden ein gutes und aussagekräftiges Protokoll zukommen zu lassen.

8. Rollen

In einem Meeting sind verschiedene Rollen zu besetzen wie Moderation, bei längeren Meetings auch eine Zeitnehmerin und mindestens eine Person für das Protokoll.
Meine Empfehlung ist, die Rollen bereits beim vorigen Meeting für das folgende Treffen festzulegen. Wenn dies der erste Punkt der Tagesordnung ist, dann ist oft gleich die Luft raus. Die Positionen können entweder abwechselnd vergeben werden. Oder man vergibt eine Rolle mal für einen bestimmten Zeitraum an eine Person, weil diese Spaß daran hat oder in diese hineinwachsen möchte.

Und noch ein Tipp von mir: Die Führungskraft muss nicht immer automatisch die Moderationsrolle übernehmen. Im Gegenteil – eine Diskussion verläuft manchmal offener und kritischer, wenn die Führungskraft nicht die Moderation innehat.

9. Einladung

Nachdem du jetzt alle wichtigen Punkte für die Vorbereitung des Meetings festgelegt hast, schreibst du noch die Einladung. Vielleicht hast du bisher nur eine Save-the-date-Mail versandt, dann ist jetzt der Zeitpunkt, um eine vollständige Einladung zu versenden. Wenn es sich um ein wiederkehrendes Meeting handelt, dann überlege trotzdem, ob gerade beim nächsten Termin nicht doch etwas besonderes ansteht, was die Teilnehmenden vorab wissen sollten.
Und schau auf alle Fälle noch mal drüber, ob die Einladung vollständig ist, alle Teilnehmenden auf dem Verteiler stehen, Hinweise für vorab zu lesendes Material enthalten ist. Und wirf auch noch mal einen kritischen Blick auf deine Formulierungen. Motivieren diese die Teilnehmenden, zu dem Meeting zu kommen und aktiv mitzuarbeiten? Wenn nein, dann ändere es schnell! Schon Kleinigkeiten können Wunder bewirken.

Und in Kürze folgt ein Beitrag zur technischen Vorbereitung. Du darfst gespannt sein.

Ich wünsche dir viel Erfolg und vor allem viele effektive Meetings für dich und dein Team. Wenn du Fragen hast, schreibe mir gern einen Kommentar.

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