Meetings vorbereiten – Meine 5 besten Tipps

Bei vielen Führungskräften sieht der Meetingalltag so aus, dass sich ein Meeting an das andere reiht.
Ich habe hier meine besten Tipps zusammengestellt, die dir helfen, dich schon in kurzer Zeit auf deine Meetings vorzubereiten. Ein wenig Zeit ist dafür notwendig, aber die kannst du dir an anderer Stelle schaffen. Mehr dazu unter Tipp Nr. 2.

Tipp Nr. 1: Meetings vorbereiten – die Zielfestsetzung ist das A und O

Der häufigste Fehler bei der Vorbereitung von Meetings liegt darin, mit den organisatorischen Punkten zu beginnen.
Empfehlung: Starte mit der Zielsetzung! Ein klares Ziel ist das A und O guter Meetings.
Wenn du dir nicht im Klaren bist, was du für dich, dein Team oder dein Projekt im nächsten Meeting erreichen möchtest, dann erhältst du auch keine verbindlichen Ergebnisse. Im Gegenteil: die Teilnehmenden verlassen das Meeting mit Fragen, sind verärgert oder demotiviert. Und ihre Motivation, in dein nächstes Meeting zu kommen, sinkt deutlich.

Bei der Zielfindung kannst du dich von dem obigen Zitat leiten lassen. Das Bild der Ernte ist sehr stark. Was möchtest du nach dem Meeting einfahren?

Hilfreich sind auch die folgenden Fragen:

• Worum soll es in dem Meeting gehen – oder worum auch nicht?
• Über welche Themen möchtest du im Team Klarheit gewinnen?
• Welche Entscheidung soll getroffen werden?
• Mit welchem Gefühl sollen die Teilnehmenden aus dem Meeting gehen?
• Was soll nach dem Meeting anders sein als vorher?

Tipp Nr. 2: Zeiten vorbereiten – Flexible Anfangs- und Endzeiten festsetzen

Bei der zeitlichen Planung von Meetings – gerade auch von Serienterminen – solltest du auch abseits der bisher üblichen 30, 60 oder 90 Minuten-Einheiten planen. Veranschlage auch mal 20, 45 oder 75 Minuten für ein Meeting.

Und benutze „krumme“ Anfangs- und Endzeiten. So kannst du dir eine kleine Zeiteinheit von 10 oder 15 Minuten vor oder nach Meetings einrichten. Diese kurzen Zeiträume kannst du für die Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen sinnvoll nutzen.

Und es hat sich gezeigt, dass sich Aufgaben oder Meetings die Zeit nehmen, die wir dafür einkalkulieren. Wenn wir einen kürzeren Zeitraum einplanen, dann schaffen wir das Meeting auch meist in der Zeit.

Tipp Nr. 3: Informationen vor dem Meeting teilen – nicht nur schriftlich

Dein Ziel ist es, deinen Teilnehmenden bestimmte Informationen zukommen zu lassen. Eine Variante ist, dass du eine Präsentation vorbereitest und diese Informationen während des Meetings vorliest. Das wäre allerdings die schlechteste aller Optionen.

Viele Informationen kommen bei den Teilnehmenden besser an, wenn du ihnen eine Mail sendest oder eine Nachricht in einem Kollaborationstool wie z.B. Slack. Noch besser und abwechslungsreicher ist es jedoch, wenn du deine Botschaft in einem Video oder Podcast übermittelst.
Das Meeting ist dann dafür da, um Fragen der Teilnehmenden zu klären. Nutze die Meetings mit deinen Teilnehmenden zur Kommunikation und für einen echten Austausch. Die reine Weitergabe von Informationen oder das Vorlesen von Powerpoint-Folien sind Geschichte.

Teile deine Informationen möglichst über asynchrone Kommunikationswege; d.h. du informierst nicht alle gleichzeitig in einem Meeting, sondern über andere Medien.

Vorteile: Bei einer asynchronen Kommunikation können deine Teilnehmenden selbst entscheiden, wann sie die Informationen aufnehmen, z. B. nach der Mittagspause, kurz vor Feierabend oder wenn sich spontan eine Gelegenheit ergibt, weil evtl. ein Termin ausfällt.
Wenn du den synchronen Austausch in Meetings kürzer hältst, schaffst du eine größere Flexibilität für die Teilnehmenden.

Tipp Nr. 4: Moderieren – das muss nicht die Führungskraft übernehmen

Zunächst einmal: die Rollen, die in einem Meeting übernommen werden, sollen im Voraus festgelegt werden. Am besten am Ende des vorherigen Meetings.

Es ist eine weit verbreitete Gewohnheit, dass die Führungskraft die Rolle der Moderation übernimmt.
Dies hat eine unscharfe Trennung zwischen den beiden Rollen Moderation und Führung zur Folge. Daher sollte die Führungskraft immer explizit erklären, aus welcher Rolle heraus sie im Moment spricht.

Alternativ kann die Führungskraft die Übernahme der Moderationsrolle delegieren. Damit ergibt sich für die Führung die eindeutige Rolle als Vorgesetzte:r. Das schafft Klarheit für alle Beteiligten.

Das hat einige Vorteile:

• Die Führungskraft kann Diskussionen zunächst verfolgen.
• Diskussionen können dadurch offener verlaufen.
• Mindestens ein Teammitglied qualifiziert sich für die Moderationsrolle, übernimmt Verantwortung für das Meeting, hört aufmerksam zu, fasst Beiträge zusammen und führt eine Diskussion möglichst zu einer Entscheidung.

Tipp Nr. 5: Wie du dich am besten persönlich auf Meetings vorbereiten kannst

Deine persönliche Vorbereitung des Meetings ist gut investierte Zeit. Sie wird sich im Ergebnis deines Meetings auszahlen.

Wenn du ein Meeting moderierst oder einen entscheidenden Part während des Meetings präsentierst, empfehle ich dir, 5 bis 10 Minuten vor dem Meeting für deine persönliche Vorbereitung zu reservieren.
Höre Musik, die dir gute Laune bereitet, die dich motiviert und die eventuell vorhandenes Lampenfieber senkt.
Bewege dich auch gern zur Musik, strecke dich, mache Hampelmänner, hüpfe. Mach all das, was dir guttut.
Meditiere auch gern vor dem Meeting. Ruf dir das Ziel für dieses Meeting in Erinnerung und verbinde dich damit. Lies deine Einstiegssätze durch, sodass der Beginn des Meetings reibungslos klappt.
Deine eigene Fokussierung überträgt sich auf alle Teilnehmenden.